5W1Hと聞くと、一昔前の学生時代を思いだしませんか？
実際にビジネスの現場で活用してみると、自分が思っている以上に意思の伝達や行動力が日に日に増していくのが分かります。
社内の報告書や企画書を書く際にも、5W1Hはとても役に立ちます。社内報告書の場合、お客様からの問い合わせや、重要な連絡事項等を期日までに記載して、上長に報告するかと思います。
実際に報告書を受け取る上長が、送られて来た報告書を一目で理解出来るかは、作り手である人の力量次第です。普段から仕事としている人であれば何の問題もなく、スムーズに報告を終えられるでしょう。
しかし、初めて報告書を作成する人やあまり自信が持てずに、毎回、出し直しをしている人だと頭を抱えてしまいますよね。
そんな時に使って欲しいのが５W1Hのフレームワークです。
When=いつ
Who=誰が
Where=どこで
What=何を
Why=なぜ
How=どのように
以上に当てはめるように、社内文書を作成してみてください。
注意※起承転結の習慣が染み付いていると、自分が思っている以上に読みにくい社内文書に仕上がってしまいます。
①まず初めに結論を持ってくるようにすること。
②結論を支える理由や根拠を必ず明示しましょう。
③※形式が決まっていないフレームワークには特にお勧めです。
文字に書き起こすことを習慣にしていると、頭の中も５W1Hが染み付いてくるので、仕事をしている最中に急に問題が発生した場合にも、どこから手をつけたらいいのかを瞬時に判断することが出来るようになります。
もちろん、問題の程度にもよりますが・・。
感情面で冷静な判断が出来ないと、問題解決に時間がかかるだけでなく、間違った方向へ舵を切ってしまい、本来解決できたであろう問題がさらに複雑になってしまう恐れも出てきます。
仕事をしていていつも思うことがあります。それは、ビジネスとは問題解決の連続だということです。お客様の抱えている問題を自社で取り扱う商品でお客様の問題を解決することは、問題解決そのものだと思います。
お客様が抱えている問題に限らずに、先ほど、お話しした５W1Hのフレームワークは問題を解決するための手段でしかありません。本来の目的を間違えずに正しい手順を取らないと、自分が思っていた結果には辿り着けません。
間違えることが悪いのではなく、どうして間違えてしまったのかを自分自身で振り返ることがとても大切です。今回、ご紹介した５W1Hをぜひ仕事で活用してみてください。
